Informacja listopad 2003 - listopad 2004 | Biuletyn Informacji Publicznej GUS | GUS - Portal Informacyjny

W okresie sprawozdawczym Wydział Nadzoru i Kontroli Wewnętrznej  w Sekretariacie Prezesa realizował zadania wynikające z:
 

• Regulaminu Organizacyjnego Głównego Urzędu Statystycznego wprowadzonego Zarządzeniem nr 6 Prezesa GUS z dn. 21 grudnia 2001 r. z późn. zm. (Zarządzenie nr 4 Prezesa GUS z dn. 5.08.2002 r. i Zarządzenie nr 21 Prezesa GUS z dn. 15.11.2002 r.);
• Decyzji nr 72 Dyrektora Generalnego Urzędu z dn. 25.11.2002 r. dotyczącej zadań, schematu organizacyjnego oraz opisów stanowisk pracy w tym wydziale;
• Planów kontroli na 2003 i 2004 rok zatwierdzonych przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;
• Przepisów art. 20, ust. 2 lit. F. (kontrola wewnętrzna) ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 99, poz. 483 - tekst jednolity z późn. zm.).

Kontrolowane jednostki:

Jednostka kontrolowana: Urząd Statystyczny w Warszawie ul. 1 Sierpnia 21

Czas trwania kontroli: 28 listopada 2003 r. - 31 stycznia 2004 r.

Rodzaj i cel kontroli: Kontrola kompleksowa mająca na celu ocenę całokształtu działalności Urzędu Statystycznego w Warszawie.

Ustalenia kontroli:

Kontrolujący, dokonując oceny realizacji zadań w przedmiocie objętym kontrolą kompleksową podnieśli i podkreślili:

• ich poprawność w obszarach dot. wykonywania zadań statutowych Urzędu,
• uchybienia mogące mieć wpływ na sposób realizacji tych zadań,
• szereg rażących naruszeń zasad i trybu udzielania zamówień publicznych, co skutkowało skierowaniem przez Prezesa GUS zawiadomień do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych dot. odpowiedzialności z art. 138 ust. 1 pkt. 12 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, poz. 1014 z późn. zm.) przez osoby występujące i podejmujące działania jako kierujące Urzędem.

Na podstawie dokonanych ustaleń kontroli Prezes GUS polecił Dyrektorowi US w Warszawie realizację następujących wniosków:
 

1. W zakresie prawnych podstaw działania oraz organizacji pracy:

• opracowanie nowego Regulaminu wewnętrznego Urzędu obejmującego szczegółowe zadania wszystkich komórek organizacyjnych z opisem poszczególnych stanowisk pracy;
• zaktualizowanie regulaminu premiowania pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych, robotniczych i obsługi.

2. W zakresie działań statutowych:

• zintensyfikowanie prac nad wykorzystaniem jako źródeł danych statystycznych systemów informacyjnych administracji publicznej oraz dalsze działania dla uzyskania poprawy kompletności wpływu sprawozdań i zmniejszenia liczby odmów;
• zorganizowanie prac oddziałów w terenie w zakresie udostępniania informacji z rejestrów REGON i TERYT w sposób zapewniający rejestrację udostępniania.

3. W zakresie realizacji zadań o charakterze pracowniczym:

• przestrzeganie przepisów dotyczących badań wstępnych, okresowych i kontrolnych pracowników oraz terminów przeprowadzania szkoleń wstępnych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, wynikających z art. 2733 § 2 Kp,
• przestrzeganie zasad zawierania umów z członkami korpusu służby cywilnej, wynikających z ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 1999 r. Nr 49, poz. 483 z późn. zm.);
• wykorzystanie zaległych urlopów wypoczynkowych przez pracowników zgodnie z art. 168 Kp
• prowadzenie akt osobowych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami.

4. W zakresie zamówień publicznych bezwzględne przestrzeganie obowiązujących zasad i trybu ich udzielania.
5. W zakresie sprawowanego nadzoru służbowego opracowywanie rocznego planu kontroli wewnętrznej i prowadzenie tych kontroli w komórkach organizacyjnych Urzędu.

Działając na podstawie art. 165 § ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) Prezes GUS skierował do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów zawiadomienie, iż w toku kontroli kompleksowej prowadzonej w Urzędzie Statystycznym w Warszawie, ujawniono naruszenie dyscypliny finansów publicznych polegające na przekroczeniu określonych w ustawie o zamówieniach publicznych zasad, trybu i formy udzielenia siedmiu zamówień publicznych. Stwierdzone czyny wypełniały dyspozycje art. 138 § 1 pkt. 12 powołanej wyżej ustawy o finansach publicznych, w odniesieniu do osób podejmujących działania jako kierujące u Zamawiającego, a w odniesieniu do dyrektora Urzędu art. 138 § 3 tej ustawy w związku z zaniechaniem obowiązków w zakresie nadzoru.

Postanowieniem z dnia 27 maja 2004 r. Zastępca Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych odmówił wniesienia wniosku o ukaranie przeciwko jednej z osób wskazanych w zawiadomieniu. W tej samej dacie Zastępca Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych skierował do Przewodniczącego Komisji Orzekającej w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych wniosek o ukaranie pozostałych osób wymienionych w zawiadomieniu. Postanowieniem z dnia 22 czerwca 2004 r. Przewodniczący Komisji orzekającej w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych wszczął postępowanie w sprawie naruszenia dyscypliny finansów publicznych przeciwko trzem osobom. Prawomocnym orzeczeniem z dnia 5 sierpnia 2004 r. Komisja Orzekająca po rozpatrzeniu sprawy wydała orzeczenie o uniewinnieniu wszystkich obwinionych.

W uzasadnieniu Komisja Orzekająca uznała, że przypisane byłemu dyrektorowi naruszenie zasad postępowania przy udzielaniu zamówienia publicznego nie odnosi się wprost do działań obwinionego, lecz dotyczy uchybień w pracy komisji przetargowej. Ponadto Komisja Orzekająca uznała, że zarzuty podtrzymane przez Rzecznika wobec jednego z obwinionych odnosiły się do kwestii związanych z zawiłościami i rozbieżnymi interpretacjami przepisów uchylonej już po skierowaniu sprawy ustawy o zamówieniach publicznych.

Jednostki kontrolowane: Departamenty: Koordynacji i Organizacji Badań, Statystyki Społecznej, Statystyki Gospodarczej oraz Statystyki Rolnictwa i Środowiska Głównego Urzędu Statystycznego.

Czas trwania kontroli: 1 kwietnia - 14 maja 2004 r.

Rodzaj i cel kontroli: Kontrola problemowa, której celem było sprawdzenie prawidłowości gromadzenia i archiwizacji akt spraw oraz dokumentacji statystycznej, a także terminowości załatwiania bieżących spraw wpływających do departamentów.

Ustalenia kontroli:

W trakcie kontroli ustalono, że całość akt spraw departamentów gromadzona jest i przechowywana zgodnie z przepisami obowiązującymi w resorcie statystyki publicznej, tj. Instrukcją kancelaryjną dla jednostek organizacyjnych służb statystyki oraz Instrukcją archiwalną dla jednostek organizacyjnych służb statystyki.

W zakresie archiwizacji akt ustalono, że skontrolowane departamenty nie przekazują systematycznie do archiwum GUS akt spraw kategorii A i B, dla których stanowią komórkę macierzystą, co jest niezgodne z zasadami archiwizacji obowiązującymi w resorcie statystyki publicznej.

W trakcie kontroli zbadano 50% dokumentacji wpływającej i wymagającej terminowego załatwienia. Ustalono, że ilość spraw niezałatwionych w terminie wahała się od 1,5% w Departamencie Koordynacji i Organizacji Badań do 3% w Departamentach Statystyki Społecznej oraz Rolnictwa i Środowiska. W ocenie kontrolujących niewielki procent spraw niezałatwionych nie miał wpływu na działalność oraz nie rzutował na ocenę pracy departamentów.

Jednostka kontrolowana: Centralny Ośrodek Informatyki Statystycznej

Czas trwania kontroli: 2 sierpnia – 18 października 2004 r.

Rodzaj i cel kontroli: kontrola kompleksowa, której celem była ocena całokształtu działalności Centralnego Ośrodka Informatyki Statystycznej.

Ustalenia kontroli:

Kontrolujący, dokonując oceny realizacji zadań w przedmiocie objętym kontrolą kompleksową podnieśli i podkreślili:

• ich poprawność w obszarach dot. wykonywania zadań statutowych COIS,
• uchybienia mogące mieć wpływ na sposób realizacji tych zadań.

Na podstawie dokonanych ustaleń kontroli Prezes GUS polecił Dyrektorowi COIS realizację następujących wniosków:

1. W zakresie prawnych podstaw działania i organizacji pracy:

• zaktualizowanie wewnętrznego Regulaminu organizacyjnego COIS oraz dostosowanie do niego struktury organizacyjnej i organizacji pracy w COIS oraz przygotowanie opisów stanowisk pracy, w zakresie także Regulaminu pracy.

2. W zakresie działań statutowych:

• opracowanie i wprowadzenie dokumentu ustalającego obowiązkową zawartość dokumentacji programowej i technologicznej systemów informatycznych;
• opracowanie jednolitych procedur przekazywania i przyjmowania założeń do systemów informatycznych oraz odbioru opracowanych systemów informatycznych;
• opracowanie i wdrożenie do stosowania dokumentu określającego procedury postępowania z nośnikami zawierającymi dane o szczególnym znaczeniu lub programy w przypadku pożaru lub innych zagrożeń.

3. W zakresie spraw pracowniczych:

• uporządkowanie i prowadzenie akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami;
• przestrzeganie wykonywania przez pracowników w terminie badań okresowych;
• udzielanie urlopów wypoczynkowych zgodnie z art. 162 i 168 Kp oraz uporządkowanie sprawy zaległych urlopów wypoczynkowych.

4. W zakresie postępowań o udzielanie zamówień publicznych:

• staranne dokumentowanie, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.), wszystkich czynności postępowania.

5. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:

• przeprowadzanie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy zgodnie z zapisami art. 237³ § 2 i 2¹ Kp,
• zaplanowanie remontów pomieszczeń technologicznych oraz wykonanie okresowych przeglądów technicznych;
• opracowanie instrukcji bhp dla stanowisk pracy wyposażonych w maszyny do obróbki metali i drewna oraz dotyczących dozoru urządzeń.

Jednostki kontrolowane: Departamenty: Analiz i Statystyki Regionalnej, Statystyki Usług oraz Rachunków Narodowych i Finansów Głównego Urzędu Statystycznego.

Czas i trwania kontroli: 5 października – 10 listopada 2004 r.

Rodzaj i cel kontroli: Kontrola doraźna, której celem było sprawdzenie prawidłowości przestrzegania przepisów kancelaryjnych zawartych w Instrukcji kancelaryjnej dla jednostek organizacyjnych służb statystyki.

Ustalenia kontroli:

W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• trybu postępowania z aktami i ich obiegiem,
• form, metod i sposobu prowadzenia rejestracji korespondencji, kontrolujący nie wnieśli uwag do prowadzonych przez sekretarzy dyrektorów rejestrów korespondencji. Instrukcja kancelaryjna nie przewiduje jedynie prowadzenia rejestru korespondencji na formularzu komputerowym,
• znakowania pism,
• gromadzenia i przechowywania dokumentacji.

W wyniku kontroli stwierdzono następujące uchybienia:

1. W Departamentach Analiz i Statystyki Regionalnej oraz Statystyki Usług stwierdzono fakt rozszerzenia hasła 652 - "Publikacje, wydawnictwa" z Jednolitego rzeczowego wykazu akt bez sporządzenia wyciągu z rzeczowego wykazu akt i poinformowania Archiwum GUS.
2. Brak Spisów spraw w części kontrolowanych segregatorów (dotyczy Departamentów Statystyki Usług oraz Rachunków Narodowych i Finansów).
3. W Departamencie Rachunków Narodowych i Finansów stwierdzono nieprawidłowości w zakresie znakowania pism.
4. Nieprawidłowo opisane segregatory (dotyczy wszystkich skontrolowanych departamentów).

Dyrektorzy Departamentów jeszcze w trakcie trwania kontroli spowodowali usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości lub zobowiązali się zlikwidowania ich do końca listopada 2004 r.